Afgelopen weekend was TomoFair 2016. Vier maanden voorbereiding voor 2 dagen plezier. Wat komt er zoal bij kijken en hoe verloopt zo’n dag? Een klein inkijkje in de organisatie…

De vorige editie van TomoFair was zeer positief ontvangen en had 6000 bezoekers. Er waren wel flink wat aandachtspunten. Het was op sommige momenten te druk, horecakwaliteit was wisselend, problemen met de stroomvoorziening en er werd bootleg verkocht. Dit jaar wilden we deze punten verbeteren, een breder publiek trekken (dus meer dagjesmensen laten kennis maken met “onze” cultuur) en een breder programma aanbieden.

Vrijdag 30 september

17:00u

Eindelijk klaar met werken. In de auto nog even bellen met collega Wilbert om de bijzonderheden door te nemen en dan even naar de eventlocatie voor de laatste voorbereidingen. Al snel blijkt dat er wat gehuurde zaken toch niet geleverd konden worden. Na een belrondje toch een andere leverancier gevonden. Nu snel naar huis, want om 23:00u gaat de wekker weer.

23:00u

Ik had vandaag wat vrijwilligers die kwamen logeren. Het was gezellig, dus we hebben maar kort geslapen. Ontbijt om 23.00u is heel apart, maar ook wel heel gezellig. Omstreeks 00.00 is iedereen gedoucht en gaan we met twee auto’s naar de locatie.

Zaterdag 1 oktober

00:28u

We arriveren gelijktijdig met de ingehuurde standbouwers. Het opbouwteam van 12 personen gaat 284 meter kraam plaatsen, 2 kilometer kabel leggen, 3 aggregaten plaatsen, 160 stopcontacten maken, 6 tenten zetten en 784 meter hekwerk plaatsen.

04:30u

Stipt op tijd zijn we klaar met bouwen en arriveren de verkeersregelaars, beveiligers en de matrixborden. Vorig jaar was er een redelijke verkeerschaos ontstaan en hebben we een flinke veeg uit de pan gekregen van de gemeente. Deze editie móét het goed gaan. Ik instrueer de heren en neem voor de laatste keer het verkeersplan, calamiteitenplan en het draaiboek door. Alles is duidelijk en we nemen onze posities in.

05:00u

Exact om 05.00u arriveren de eerste dealers. Netjes volgens schema krijgen zij een losplek toegewezen, waar zij 30 minuten mogen blijven staan. Voor sommige is die tijd te kort, maar dan zijn er al snel handen van onze enthousiaste vrijwilligers om even snel de laatste dozen te sjouwen.

Alles gaat eigenlijk heel ontspannen en Wilbert en ik nemen ons tweede bakje koffie van vandaag.

08:01u

Spitsuur! Iedereen moet van het terrein af. Conform vergunning is het nu evenemententerrein en mogen er geen motorvoertuigen meer op.

Gamerooms.nl arriveert met de spullen en ook de maids van Cherry Pie komen goedgeluimd aan bij de eventlocatie. Even checken of iedereen tevreden is met zijn of haar plekje en dan kunnen we weer verder.

08:12u

De mensen van de karaoke arriveren, maar de DDR komt niet opdagen. Verslapen… Erg vervelend, maar kan natuurlijk gebeuren. Het is niet anders. Nog snel even ruimte regelen voor de bagroom, want de grote tent die voor hen bedoeld was, is gesneuveld op een ander evenement.

08:45u

Exact volgens draaiboek is het hele TomoTaste gedeelte klaar voor de ontvangst van bezoekers. De vrijwilligers voor de kassa en het scangedeelte zijn gearriveerd en ook de gastheren van de beveiliging zijn geïnstrueerd. TomoTaste kan open!

09:00u

Eigenlijk willen we de markthal openen voor bezoekers, maar veel dealers hebben nog dozen in de gangpaden staan. De beveiliging gaat er op af. Dan komt er een telefoontje van de NS. De extra bussen die waren ingezet, beginnen met rijden vanaf ’s-Hertogenbosch. Planfoutje, want in Nijmegen rijd maar 1 bus per uur. Dit is een logistieke ramp voor onze bezoekers! Ze proberen het zo snel als mogelijk op te lossen, maar we weten op dat moment niet hoe het gaat lopen vandaag wat betreft OV. En dat is toch lastig met ruim 3000 voorverkooptickets voor alleen al de zaterdag…

09:15u

De hal kan eindelijk open. Bezoekers stromen binnen. Al snel wordt het erg warm in de hal en zetten we de luiken volledig open.

11:00u

Contact met de NS. De bussen rijden weer aan beide zijden van de lijn. We merken het meteen als we volle bussen met cosplayers voorbij zien rijden.

13:00u

Het begint nu echt druk te worden en we proberen de bezoekers zo goed als mogelijk te spreiden door de hal. Gelukkig schijnt de zon en zijn er ook redelijk wat mensen op het terras. Ik krijg een oproep van de beveiliging. Er is een team handhavers van de gemeente gearriveerd. Reden; een anonieme melding over de brandveiligheid én een melding over het ontbreken van diverse papieren en vergunningen. Ze komen een kijkje nemen en schakelen bij gebreken de instanties in. Ik heet ze welkom en neem een handhaver apart om het papierwerk door te nemen, terwijl de rest op inspectieronde gaat. Niet echt handig op dit tijdstip, maar veiligheid eerst!

13:28u

Alles is doorgenomen en inmiddels zijn ook de andere handhavers klaar met hun ronde. Alles blijkt ok te zijn. Dit vind ik bijzonder, want meestal wordt er wel iets kleins gevonden, dus ik ben erg verrast. Ik bedank de dames en heren voor hun aanwezigheid en we wisselen wat gegevens uit voor als we elkaar toch nog nodig hebben.

13:35

Met ruim een uur vertraging arriveert eindelijk de percussieband. De verrassingsact van vandaag is een Antilliaanse drumband die speciaal voor TomoFair nummers heeft ingestudeerd als “Let it go”, de Pokémon themesong en nog wat andere nummers die ze normaal niet spelen. Ze vragen waar ze zichzelf kunnen omkleden. Oeps… Dat was ik vergeten: kleedkamers. Met enige haast regel ik een kleedkamer en 5 minuten later kan de band beginnen.

Het is altijd een gok om on-Japans entertainment in te huren op een event zoals TomoFair, maar het wordt gelukkig positief ontvangen door de meeste bezoekers.

14:00u

Inmiddels hebben de meeste bezoekers het TomoTaste gedeelte weten te vinden. De mensen die ik aanspreek zijn overwegend positief. Prijs valt mee en kwaliteit schijnt verrassend goed te zijn. Het meeste lust ik zelf niet, dus ik neem het ter kennisgeving aan J

Ook de buitenspellen zoals het sumo-spel worden veel gebruikt. De sfeer zit er lekker in!

16:45u

Wilbert en ik staan te praten als we een noodoproep binnen krijgen. Een dronken persoon zou “lastig” zijn bij de dames toiletten en er wordt met spoed assistentie gevraagd. Behalve de organisator ben ik ook beveiliger bij BSS en samen met mijn collega ren ik er op af.

Eenmaal aangekomen zien we onmiddellijk de man in kwestie die verbaal agressief is richting bezoekers. Ik vraag hem wat er aan de hand is. Als reactie krijgt mijn collega twee flinke vuistslagen in zijn gezicht. Ik houd hem aan vanwege mishandeling en vorder hem twee maal om met mij naar buiten te lopen, maar er ontstaat een worsteling. Ik en mijn collega fixeren de man en voeren hem af voor de veiligheid van ons en de bezoekers. Eenmaal buiten bellen we 112 en wordt de man door de snel gearriveerde politie meegenomen.

Mijn collega doet aangifte en ik leg een getuigenverklaring af. We praten de vrijwilligers even bij en kijken of het goed gaat met iedereen. Dat was even schrikken.

18:02u

Inmiddels zijn alle dealers en bezoekers vertrokken en hebben we het buitenterrein redelijk leeg gemaakt. Samen met de vrijwilligers van GameRooms.nl gaan we gezellig bbq-en. Om 22.00u zijn we klaar, sluiten we het terrein af en gaan naar huis. We kijken tevreden terug op een dag waarop we ruim 3400 bezoekers hebben mogen verwelkomen.

Zondag 2 oktober 2016

06:55

Na een korte nacht arriveer ik, samen met de vrijwilligers die bij mij zijn blijven slapen, op de locatie. De beveiligers zijn al aanwezig en hebben de nachtwaker afgelost. De eerste dealers staan al te wachten voor de poort om hun kraam aan te vullen.

De lichten gaan aan, de hal gaat open en we starten de opbouw van het buitenterrein. Vandaag zal een echte familiedag worden. Veel dagjesmensen met kleine kinderen en er is een schminker, verhalenverteller en autoshow aanwezig.

07:34u

De heren die hun Japanse auto’s komen showen, zijn gearriveerd. Helaas hebben er flink wat mensen last-minute afgezegd en zijn er maar 6 deelnemers. Heel jammer, maar gedurende de dag blijkt dat dit onderdeel toch gewaardeerd wordt.

08:45u

TomoTaste is klaar en er staat al een rij bij de entree. We gaan open en stipt om 09:00u gaat ook de markthal open. De tweede dag TomoFair is nu écht gestart.

11:10u

Ik krijg een melding van de kassa. Het is erg druk. Een vriend van mij is bereid om bij te springen. Ik licht hem kort in wat de bedoeling is en vanaf dit moment draaien we met drie-persoonsbezetting aan de dagkassa. Later blijkt dat er zondag ruim 2000 mensen een los ticket hebben gekocht aan de kassa. Een record! Hier horen dagjesmensen en cosplayers bij. Helaas minder dagjesmensen dan gehoopt, maar wel erg veel cosplayers aan de dagkassa. Meer dan verwacht.

14:58u

Ik krijg de melding dat het Maid Café is uitverkocht. Topprestatie! Deze dames zijn allemaal vrijwilligers die op non-profitbasis hun werk doen. Gelukkig wordt dit initiatief positief ervaren door de bezoekers. Nu hebben we mooi deze ruimte vrij om de bingo naar binnen te verplaatsen. Op het buitenterrein is het inmiddels erg nat.

16:05u

De bingo begint in het voormalig Maid Café. De eerste 1000 bezoekers kregen deze ochtend een lot om mee te kunnen doen. Mijn collega Wilbert presenteert de loterij en ik moedig aan. Het verloopt lekker enthousiast en na 20 minuten staan we weer buiten.

16:26u

De laatste gerechten die over zijn bij TomoTaste worden gratis uitgedeeld aan de bezoekers. Ik ga bij de uitgang staan en spreek random bezoekers aan hoe ze het ervaren hebben. Over het algemeen is dit positief. Ik vraag iedereen om een mailtje te sturen naar ons info adres met feedback. Velen beloven dit te zullen doen.

17:10u

Bijna alle bezoekers zijn van het terrein af en de dealers starten met afbouwen. De verwachte verkeerschaos blijft uit en ik stuur de verkeersregelaar alvast naar huis.

19:30u

Onze nieuwe stroomleverancier komt keurig op tijd om zijn spulletjes af te koppelen en de andere verhuurder arriveert 10 minuten later voor het afbreken en ophalen van de overige spullen.

21:54u

Alles en iedereen is weg en wij zijn klaar. Wilbert en ik gaan samen met de overgebleven vrijwilligers lekker Japans shoarma eten…….

We hebben deze editie van TomoFair precies 6220 bezoekers mogen verwelkomen, verdeeld over twee dagen. We hadden op 6000 gerekend, dus we zijn zeer tevreden. De drukte was goed verdeeld en het was nooit té druk. De stroomvoorziening was door de nieuwe leverancier perfect geregeld, er was een breder publiek en het programma was beter gevuld. De eerste reacties van bezoekers en standhouders zijn positief. Ook waren er lovende woorden over de prijs en kwaliteit van de horeca.

Natuurlijk zijn er nog aandachtspunten en ben je als organisator nooit klaar en moet je altijd streven naar een hogere bezoekerswaardering. Heb je als lezer van dit artikel nog tips, klachten, opmerkingen of complimenten; stuur ze alsjeblieft! Samen kunnen we het nog beter maken.

De voorbereidingen van TomoFair Amsterdam lopen inmiddels al enkele maanden. Zaterdag 7 januari is het zo ver! Vond je het leuk om dit artikel te lezen? Stuur me dan maar even een mailtje via info@tomocon.nl ! Dan ga ik tijdens TomoFair Amsterdam weer een dagboek bijhouden.

Tot Tomo!

Mark Hendriks

Voorzitter Stichting Tomo